December 14, 2009

好文分享: 讀古文,學寫專業報告

文章轉自意識型態的咖啡,劉孟奇副教授寫的如何寫專業報告
我覺得是篇很值得看的文章

以下為正文

中山大學政治經濟系
副教授 劉孟奇

根據我對於大專畢業生進行調查的經驗,許多職場新鮮人最容易感到頭痛的問題之一就是:不知道如何寫專業報告。

為什麼會產生這個問題?有人或許會將這個問題歸咎於「因為在學校時作文沒學好」,也有人因此主張我們要更強化國文教育,特別是作文練習,甚至要更加強古文在教學中的比重。

的確,如果連基本的句子都寫不好,或詞不達意,或錯別字連篇,當然遑論能寫出一篇好的專業報告。但是我在調查過程中發現,即使是名校的文學院畢業生,也可能會在就業後受到這個問題的困擾。

事實上,我在調查中還曾經遇過目前已經是國中教師的畢業生,認為他們學校的新進教師也會發生「不會寫報告」的問題。照道理講,這些畢業生應該已經是我們「國文/作文/古文」教育中的佼佼者,為什麼同樣還有「專業報告寫不好」的問題?

「考試用作文」與專業報告有落差


我對這個問題想了一陣子,後來有了一個心得,那就是:我們的「聯考用作文」其實與職場中的專業報告有不小的差距。因此,就算一個年輕人在求學的過程中寫過很多「考試用作文」,他其實很少有寫「專業報告」的經驗。換句話說,很多年輕人或許很會作文,但是卻不太會寫報告。

要瞭解問題所在,我們先來看一個例子。近年某次大學指考的國文作文題目是「想飛」,而同一年學測的題目則是「雨季的故事」。在題意上,這些題目強調的都是表達個人感想、抒發內在情感、描述個人成長經驗,如果提及外在世界的話,也是著重世界跟自我的關係。閱卷老師的給分重點包括「切題」、「自身經驗出發」、「文句流暢」;而在結構上,給分的重點則是「掌握起承轉合」。

根據報導,一篇獲得閱卷老師肯定,得到A高分的「四平八穩」作文是這樣的:「考生寫自己從小就羨慕鳥自由飛翔、無拘無束;長大後,瞭解人類和鳥的骨骼構造不同,所以鳥可以飛,人不能飛,但仍沒有放棄想飛的念頭;當寧靜的夜晚來臨,他幻想自己自在飛翔,獲得心靈上滿足;當黎明現實環境出現,仍不放棄想飛的夢想。」


四種主要修辭元素

要看出問題所在,我們先來介紹一個簡單的修辭學理論。根據學者的歸納,在我們的表達溝通中,有四種主要的修辭元素,分別是「事實」、「邏輯」、「故事」、「比喻」。舉例而言,如果我們要說服別人:這個產品的市場看好,值得全面推出。我們有以下幾種可能的說服方式:

訴諸事實:這個產品曾經試賣過三個月,每個月的平均銷售成長率達到100%

訴諸邏輯:過去類似性質的產品只要在日本賣得很好,在台灣就會賣得很好。這個產品已經在日本大賣,所以我們預期它應該也可以在台灣大賣。

訴諸故事:我的朋友過去不敢用類似的產品,但是我把這個產品介紹給他以後,完全改變了他的看法。他現在天天使用這個產品,而且非常滿意。

訴諸比喻:我覺得這個產品的春天已經來了!

一言以蔽之,我們的「國文考試用作文」是一種相當偏重「故事」與「比喻」兩種修辭元素的表達模式。像是「想飛」或「雨季的故事」這樣的作文題目,光是題意就可以看出要多用「故事」與「比喻」,而少用「事實」與「邏輯」。

在國文考試作文評分中強調的「起承轉合」格式,本質上就是一種由「故事性」主導的表達模式。因為最基本的故事結構就是「起始狀況(起、承)事件發生(轉)狀況改變(合)」,例如「很久很久以前,有一個灰姑娘,她的生活很不幸(起、承)灰姑娘參加舞會,遇到王子(轉)灰姑娘從此遇到幸福快樂的日子(合)」。不止於此,國文作文還喜歡強調結尾的「餘音裊裊」,例如:「我知道人不能飛,但我仍不放棄想飛的夢想」。


不要拿「起承轉合」來做報告!


想像一個例子:如果一個年輕人長久習慣於這樣「起承轉合」的作文方法,與偏重「故事」及「比喻」的修辭模式,而沒有受過多少關於「如何寫專業報告」的訓練。那麼,當他進入職場以後,被要求分析市場情況時,他可能會做出什麼樣的報告?

根據我的經驗,一個非常可能出現的情形是:報告者會先說他原來對市場情況有怎樣的看法(起);然後因為他看到或聽到什麼事情,讓他開始改變看法(承);但是因為有好幾種情況或說法出現,讓他接著覺得有好幾種可能性(轉);最後報告者可能還是不做出明確具體的結論,而是把問題丟出來,希望同事、上司或顧客自己判斷(合,並且餘音裊裊)。

另一個很可能出現的情況是:報告者基於過去「考試如何拿高分」的經驗,也順便談一下自己在整個過程中的「心路歷程」,分享他的「心情小故事」,例如他在想要瞭解市場情況時遇到什麼困難,如何解決,而這中間又帶給他什麼啟發等等。

這種報告方法當然跟職場有求的,有組織、有條理、並且重視事實與邏輯的報告有相當差距。然而,當一個年輕人可能因為做出類似的報告,而被上司責備「報告格式不合基本要求」時,他很可能覺得惶然不知所措因為在他的經驗中,他一直以為這種「國文作文式」的寫作方法,就是標準的報告寫作格式。


專業報告六原則


要做好專業報告,最好能遵循以下六項原則:

第一,報告要有清楚的結構:一般而言,職場中的表達溝通,不但要有結構,而且所使用的結構相當固定。為什麼大家要遵循這些固定的結構?一言以蔽之,因為這可以增進溝通效率,節省許多時間。當我們使用大家慣常使用的報告結構進行溝通時,別人就能預先知道我們接下來報告的大致進行方向,也因此可以更專注在實質內容上面。

舉例而言,專業報告一般都會先說明結論。如果我們不這樣做,別人就必須分心猜測我們到底要在什麼時候才說明結論,或甚至聽不出我們的結論是什麼。更糟糕的情形是,如果我們一會兒說個笑話,一會兒來個結論,一會兒討論理由,一會兒又出現結論,同時中間還穿插個心情小故事,別人就會好像在看魔術表演一樣,必須不停猜測「到底這傢伙等一下還要從帽子裡變什麼出來?」

第二,先說明自己要回答的問題是什麼:讓別人先知道我們要回答的問題是什麼,別人才能找到位置,開始有條不紊的吸收我們的結論與理由。事實上,先說明報告所要回答的問題是什麼,不只是表現自己的專業,也是表現對別人的尊重。

大家的時間都很寶貴,所以在報告一開始就讓別人先清楚,他們為什麼要花時間來聽取這個報告,是一種基本禮貌。絕對不要讓大家一方面聽我們的長篇大論,一方面還要心裡嘀咕「到底他要回答什麼問題?到底我花時間在這裡做什麼?」

第三,一開始就說明自己的結論重點是什麼,而如果有好幾個重點的話,最好能明確加以分點:專業報告結構跟「起承轉合」的作文格式最不一樣的地方,就是不把結論放在說明的最後(或者更糟的是,藏在說明的中間),而是在一開始就清楚表明。

這有許多好處。首先,這讓我們的聽眾或讀者能夠用最短的時間抓到整個報告的重點與價值;其次,這會起到「綱舉目張」的作用,當我們把結論重點先分點說明出來,其實也是在協助自己先行組織接著要逐點說明的報告結構;最後,而且非常重要的一點是,這麼做可以強迫自己先把報告整體想清楚,而不會到時一邊講,還一邊在想:到底我現在討論的方向,等一下會通往何方?

第四,要有明確的結論:不要以為不說出明確結論是一種謙虛的表現。不明確說明自己的結論是什麼,而要別人花心思推敲,不只浪費別人的時間,也等於是把別人置於一種「我出題,你來回答」的不平等地位,甚至可以說是不禮貌的作為。

說得更明白一點,老闆所以花錢請我們,就是要聽到明確的結論與建議,而不是回答我們提出的問題。如果我們的結論只是提出好幾種可能性,然後要主管來做判斷的話,那我們應該付他薪資。

第五,根據所提出的結論重點,逐點說明這些結論的內容意涵,以及自己是如何推論出這些結論:不要擔心用「第一點」、「第二點」的逐點說明方法看起來很死板,這種方法可以讓大家很快抓到報告的組織與條理。事實上,除非我們已經把要說明的內容清楚想過一次,否則就會發現根本沒辦法使用這種看起來最為素樸簡單的格式。

在逐點說明的時候,要注意聽眾或讀者主要想知道的包括:「是什麼」(例如,如果報告說「這一項產品獲利前景可觀」,那麼「前景」是多久?「可觀」是多少?)、「為什麼」(例如,如果報告說「我們這一項服務需要改變」,原因是因為獲利下降?銷售減少?新服務類型的競爭?還是顧客反應?)、以及「會怎樣」(例如,如果報告主張「我們應該改變某種流程」,那麼不改變會有什麼影響?改變又有什麼好處?)。

第六,主要以事實與邏輯來說服他人:在報告中,我們必須讓聽者或讀者清楚知道三個重點:「報告要回答的問題是什麼」、「報告的結論是什麼」、以及「到底是根據哪些事實與證據,推論出這些結論」。記住,在瞭解報告的結論之後,聽者或讀者一定等著報告者如何提出足以讓他們接受這些結論的理由,而事實與證據是最具有正當性,也最有說服力的理由。

當然,在遵守專業報告結構的前提下,適當運用故事與比喻,可以提高聽眾或讀者的興趣,某種程度也可以加強說服力。但是不應該讓片面、個案性質的故事取代一般性的事實,或者讓比喻與聯想取代嚴謹的邏輯分析。沒有公司應當根據「我鄰居的小孩最近開始喜歡某一種產品」或「這一項產品市場的春天已經來了」這樣的說法來進行決策。

唐宋八大家當中有一位蘇洵,他所寫的「六國論」也是古文中相當好的專業報告範例。(這其實是我在「意識型態咖啡」部落格討論這個主題時,一位署名「魔法設計師」的網友在留言版中所舉出的好例子,在此特別向他致謝。)

蘇洵的「六國論」全文如下:



「六國破滅,非兵不利,戰不善,弊在賂秦。賂秦而力虧,破滅之道也。或曰:『六國互喪,率賂秦邪?』曰:『不賂者以賂者喪。蓋失強援,不能獨完。故曰弊在賂秦也。』

秦以攻取之外,小則獲邑,大則得城,較秦之所得,與戰勝而得者,其實百倍;諸侯之所亡,與戰敗而亡者,其實亦百倍。則秦之所大欲,諸侯之所大患,固不在戰矣。思厥先祖父,暴霜露,斬荊棘,以有尺寸之地。子孫視之不甚惜,舉以與人,如棄草芥。今日割五城,明日割十城,然後得一夕安寢。起視四境,而秦兵又至矣!然則諸侯之地有限,暴秦之欲無厭,奉之彌繁,侵之愈急,故不戰而強弱勝負已判矣。至於顛覆,理固宜然。古人云:『以地事秦,猶抱薪救火,薪不盡,火不滅。』此言得之。

齊人未嘗賂秦,終繼五國遷滅,何哉?與嬴而不助五國也。五國既喪,齊亦不免矣。燕趙之君,始有遠略,能守其土,義不賂秦。是故燕雖小國而後亡,斯用兵之效也。至丹以荊卿為計,始速禍焉。趙嘗五戰於秦,二敗而三勝。後秦擊趙者再,李牧連卻之。洎牧以讒誅,邯鄲為郡;惜其用武而不終也。且燕趙處秦革滅殆盡之際,可謂智力孤危,戰敗而亡,誠不得已。向使三國各愛其地,齊人勿附於秦,刺客不行,良將猶在,則勝負之數,存亡之理,與秦相較,或未易量。

嗚呼!以賂秦之地,封天下之謀臣;以事秦之心,禮天下之奇才;並力西嚮,則吾恐秦人食之不得下咽也。悲夫!有如此之勢,而為秦人積威之所劫,日削月割,以趨於亡,為國者無使為積威之所劫哉!

夫六國與秦皆諸侯,其勢弱於秦,而猶有可以不賂而勝之之勢;茍以天下之大,而從六國滅亡之故事,是又在六國下矣!」

蘇洵的「國際關係研究報告」

六國論是一個結構嚴謹清晰,非常漂亮的專業報告範例。以「魔法設計師」網友的話來說,這就好像有人給蘇洵出了一個國際關係的研究題目:「為什麼六國最後會被秦朝滅亡?」

如同我們一再強調的「專業報告必須結論先行」原則,在文章一開頭,蘇洵就先明確說出自己的結論:「這並不是因為六國的武力不足,或者是仗打不贏,而主要是因為他們一再割地求和,造成我消彼長,終於被秦國滅亡。」

不只於此,如同我們強調的「專業報告首重事實與邏輯」,蘇洵接著指出自己結論可能有的事實與邏輯問題,那就是:「有些國家並沒有割地,那為什麼這些國家也被滅亡?」針對這一點,蘇洵同樣提出簡潔的結論:「因為那些割地求和的國家一旦被秦國滅亡以後,剩下的國家就孤立無援,也難逃被秦滅亡的命運。所以歸根結底,罪魁禍首還是在於有些國家採取割地求和的策略。」

我們接著往下讀,可以看到蘇洵針對這兩個主要結論,分別在第二段與第三段,運用史實與邏輯,來說明為什麼他的論點可以成立。這符合我們強調的「根據所提出的結論重點,逐點說明這些結論的內容意涵,以及自己是如何推論出這些結論」以及「主要以事實與邏輯來說服他人」兩個原則。

舉例而言,在第二段中,他指出事實是「秦之所得,與戰勝而得者,其實百倍;諸侯之所亡,與戰敗而亡者,其實亦百倍」;而他說明「割地求和」的邏輯結果是:「諸侯之地有限,暴秦之欲無厭,奉之彌繁,侵之愈急,故不戰而強弱勝負已判矣。至於顛覆,理固宜然。」值得注意的一點是,蘇洵運用了比喻:「以地事秦,猶抱薪救火,薪不盡,火不滅。」但是可以看出,這個比喻只是扮演畫龍點睛的作用,並沒有喧賓奪主。整個第二與第三段論述的力量,還是建立在事實與邏輯之上。

「六國論」不只在一開頭有清楚的結論簡述,在第二段與第三段結束也都有清楚的小結。在第四段與第五段,蘇洵所寫的,其實就是現在研究報告結尾必有的「結論與討論」。在這個部分,蘇洵不只清楚說明自己的研究結論(例如:「以賂秦之地,封天下之謀臣;以事秦之心,禮天下之奇才;並力西嚮,則吾恐秦人食之不得下咽也。」),更明確向讀者指出其「現實政策意涵」為何(「茍以天下之大,而從六國滅亡之故事,是又在六國下矣!」)。這也完全符合我們強調的「報告要有明確結論」的原則。

義務教育應培養基本的文章溝通能力

「魔法設計師」網友在留言的結尾,寫了一段話,我相當贊同。我也就借用他的這一段話,來做為這一系列文章的結論:

「這樣的文章,放到今日當國際關係的論文,我想也是很可觀。唐宋八大家的作品非常有這方面的價值。但是我們最近幾年中學的古文教育越來越被忽視,這些經典的論說文一篇一篇從課本裏面不見,換上白話文的一些文章,非常的可惜。

不過就算以前我念高中時,國文作文的教學方向,也很少就陳述、邏輯、分析、推論這些作深化(多半在背名詞吧?),個人覺得這也是個缺憾。我覺得學校教育是要好好作變革的時候了。義務教育不一定要培養每個學生都成為感性的大文學家,但至少要能好好陳述一個客觀事件,說明各人的判斷,以及為什麼這樣判斷合乎道理。如此一來,每個學生出了社會,才能有用文章溝通的基本能力,這也是基礎教育應該有的任務。

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